Si algo he aprendido en estos meses como Responsable de Producción y Coordinadora de Eventos del Pabellón Comunitat Valenciana en la Volvo Ocean Race es que, en un evento tan mundialmente conocido y con tanto público, todo tiene que estar bien coordinado y planificado.

Por todo ello, aquí os dejo algunos consejos que he podido aprender y experimentar en primera persona, durante los días previos a la salida de la Vuelta al Mundo a Vela 2017. Espero que os sirvan para poder organizar pabellones, ferias y congresos:

  • Coordinación de equipos. Como ya sabréis, la Volvo Ocean Race es una regata que da la vuelta al mundo pasando por distintos puertos. Este año Alicante, ha sido una vez más el puerto de salida y la ciudad se ha volcado con el acontecimiento por su importancia y los beneficios que reporta en la economía alicantina. En este evento han participado numerosas personas y organizaciones, entre las que destacan por un lado, Volvo Ocean Race y por el otro, Alicante Puerto de Salida. Creo que la comunicación entre ambas organizaciones y sus respectivos equipos de trabajo, ha sido vital para un correcto funcionamiento del Race Village. Esto es así ya que dentro del mismo, se han realizado muchísimos eventos a la vez, pero siempre se ha tenido en cuenta que fueran compatibles unos con los otros y no se “molestaran” entre ellos, y para ello una comunicación global es la clave.
  • Control de presupuestos. Es muy importante ser organizado, y sobretodo, tener especial atención al presupuesto inicial y a las posibles variaciones del mismo una vez se está realizando el evento. Cuando se plantea el presupuesto en el proyecto inicial, no se tienen en cuenta algunos aspectos, que una vez en el “terreno” aparecen y tienes que hacer frente a ellos. Por ello, recomiendo dejar una partida disponible para posibles imprevistos. Si no se gasta ese dinero, pasará a formar parte de beneficios y si se gasta no hay problema alguno porque ya se ha contado con ello.
  • Atención a cada una de las actividades. Cuando tienes más de 45 actividades repartidas en 11 días, tienes que prestar especial atención a todos los detalles para que nada salga mal. El simple hecho de pedir las presentaciones antes a los ponentes hacía que, cuando llegaban al pabellón, ya estuviese todo listo para que no surgieran problemas técnicos. Otra acción es, anticiparse a los problemas como por ejemplo, pedir a los proveedores que traigan el material antes de tiempo, por si hay problemas de envío o de localización del lugar. Por último, pasar los datos personales de los ponentes al departamento de seguridad, para poder acceder por una vía alternativa, da como resultado un buen un buen servicio a los ponentes y sus actividades.

 

  • Buena comunicación. Siempre he tenido la idea de que“aquello que no se comunica no existe” por ello, el departamento de comunicación de Alicante Puerto de Salida se encargaba diariamente de informar en sus redes sociales sobre la programación del pabellón. Para que más gente pueda conocer las actividades, creo que es importante poder cerrar la agenda lo antes posible, mínimo una semana de antelación para poder comenzar de manera intensa, con las labores de comunicación y difusión del programa.
  • Timing. Parece obvio, pero hacer un documento de todos los días del evento, es lo mejor que se puede hacer. Yo personalmente, incluía toda la programación del pabellón y las actividades paralelas que tenía que hacer (recogidas de elementos expositivos, recepción de mercancía, caterings, personas responsables de cada actividad y contactos). Por decirlo de alguna forma, ha sido el documento guía para saber en todo momento que pasaba en el pabellón, qué tenía que recibir y qué tenía que coordinar durante ese día.
  • Crear un buen equipo. Creo que nada de lo anterior tendría sentido si no tienes un buen equipo de trabajo. Me siento afortunada de haber podido conocer a gente tan implicada con su trabajo y con el proyecto, que han hecho que esta aventura haya sido mucho más enriquecedora. Mi idea principal y con la que trabajo es la siguiente, todos somos iguales y estamos aquí con el fin de que el proyecto triunfe.

Puede que organizar un pabellón, una feria o un congreso tenga bastantes desafíos por la cantidad de personas, empresas y organizaciones que intervienen, pero la verdad es que, con trabajo y dedicación soy de la opinión de que todo sale.

Espero poder contaros nuevos proyectos en poquito tiempo e implicarme nuevamente en lo que tanto me apasiona, los eventos, la comunicación y las personas.

 

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